그렇다. 일을 덜고 싶어 안 써본 도구가 없다. 자동화 툴, 협업 앱, 요즘은 AI까지. 하지만 대부분은 복잡하거나, ‘써야만 쓸 수 있는’ 느낌이다.
그런데 얼마 전부터 하나가 좀 다르게 다가왔다. 구글에서 만든 ‘NotebookLM’이라는 AI. 이름은 딱딱한데, 기능은 꽤 실용적이다. 문서를 읽고 요약하고, 질문을 던지면 알아서 맥락에 맞게 대답도 해준다. 말하자면, ‘자료 읽는 시간을 줄여주는 AI 파트너’쯤 된다.
직장인이라면 특히 유용한 기능이 몇 개 있다. 몇 달간 써보면서 “이건 진짜다” 싶었던 세 가지를 정리해봤다. 동료에게도 추천해봤고, 실제로 써먹힌 것들이다.
1. 문서 요약 + 브리핑 문서 자동 생성
기능 요약: 여러 자료를 한 번에 요약해서 브리핑 문서 형태로 정리해주는 기능.
이런 상황에서 쓴다:
새로운 프로젝트 준비할 때
외부 보고서나 리서치 자료를 빠르게 파악하고 싶을 때
상사에게 전달할 보고서 초안을 뚝딱 만들고 싶을 때
어떻게 쓰냐면:
NotebookLM을 켠다.
‘노트북’ 하나를 새로 만든다.
거기에 PDF든 구글 문서든 뉴스 기사든 원하는 자료를 드래그 앤 드롭으로 업로드한다.
아래처럼 프롬프트를 입력한다.
“이 자료들을 기반으로 브리핑 문서를 작성해줘. 목적, 배경, 핵심 요약 중심으로.”
내가 실제로 써본 예: 사회 이슈 리서치, 정부 정책 자료, 경쟁사 캠페인 분석, 그 모든 걸 업로드하고 “팀장님께 보고할 요약 정리 부탁해요”라고 썼다. 5분 후, “요약·인사이트·핵심 데이터·결론 제안”이 포함된 문서 초안이 나왔다.
장점:
자료를 다 안 읽어도 된다.
요약 퀄리티가 생각보다 좋다.
내 말투로 다시 정리하기만 하면 바로 보고 가능.
주의할 점:
자료가 너무 많으면 초점이 흐려진다.
“누구에게 보고할 건지”를 꼭 말해야 함. (ex. 팀장용, 발표용 등)
요약하자면: 이건 요약 도구가 아니다. “브리핑 도우미”다.
2. 문서 기반 Q&A 정리 + 자동 FAQ 생성
기능 요약: 업로드한 문서를 기반으로 사람들이 자주 물을 법한 질문과 답변을 자동으로 뽑아주는 기능.
이런 상황에서 쓴다:
팀 프로젝트에서 자꾸 같은 질문을 받는 상황
매뉴얼이나 정책을 공유했는데도 슬랙에서 DM이 폭주할 때
고객 대응용 FAQ를 만들 때
어떻게 쓰냐면:
기획안이나 가이드라인 같은 문서를 업로드한다.
이렇게 말한다.
“이 문서에서 사람들이 자주 할 법한 질문과 그에 대한 답변을 정리해줘.”
AI가 예상 질문과 응답을 리스트 형태로 정리해준다.
실제 예시: 내가 작성한 기획안을 팀에게 공유했을 때였다. 슬랙에서 이런 DM이 날아왔다.
“이 기능은 어디서부터 적용돼요?”
“A플랜이랑 B플랜은 어떤 기준으로 나눈 거예요?”
그래서 기획안을 NotebookLM에 업로드하고 위 요청을 했다. FAQ 형식으로 정리된 문서가 나왔다. 질문도 적당히 날카롭고, 답변도 무난히 이해될 정도였다. 바로 복붙해서 팀 노션에 올렸다. DM은 그날로 줄었다.
특히 좋은 점:
‘읽지 않아도 이해 가능한 문서’를 만들 수 있다.
“기획자의 머릿속”을 대신 설명해주는 효과.
활용 팁:
질문 관점 설정이 중요하다. “신입 직원이 묻는다면?”, “고객 입장에서 보면?” 등 프롬프트를 구체화할수록 결과도 좋아진다.
요약하자면: 이건 질문 폭격을 미리 차단하는 방패다. 문서 공유 → 질문 대응 → 반복 설명 → 야근. 이 굴레에서 벗어나고 싶다면 추천한다.
3. 개념 정리 + 마인드맵 구조 생성
기능 요약: 업로드한 문서를 바탕으로 주요 개념과 그 관계를 시각적으로 구조화해주는 기능.
이런 상황에서 쓴다:
아이디어가 흩어져 있고 정리가 안 될 때
복잡한 개념을 팀에게 설명해야 할 때
보고서나 기획서 뼈대를 잡고 싶을 때
어떻게 쓰냐면:
관련 자료를 NotebookLM에 올린다.
이렇게 말한다.
“이 자료를 바탕으로 주요 개념과 관계를 시각적으로 정리해줘. 마인드맵 형태로.”
중심 주제 – 하위 항목 – 세부 내용의 형태로 정리된 구조가 나온다.
실제 사례: BX 디자이너와 함께 ‘구독 서비스 기획’ 중이었다. 시장 조사 자료, 고객 인터뷰 요약본, 경쟁사 분석이 있었지만 뭔가 뒤죽박죽. NotebookLM에 전부 넣고 마인드맵 요청을 했더니 아래처럼 정리됨.
메인 주제: 여성 대상 라이프스타일 구독 서비스
니즈: 루틴 유지, 비용 절감
카테고리: 뷰티, 건강, 식사
차별화 요소: 콘텐츠 기반, 정기 혜택
기획서 초안 목차가 그 자리에서 뚝딱 나왔다. 회의 때도 설명하기 쉬웠고, 자료 흐름을 말로 풀기 쉬웠다.
활용 팁:
처음에는 자료 없이 “키워드 중심 마인드맵”도 가능.
시각화 결과가 이미 충분히 PPT로 옮기기 좋은 구조로 나옴.
NotebookLM은 단순히 문서를 요약해주는 도구가 아니다. 자료를 읽고, 정리하고, 설명하고, 때로는 기획의 실마리까지 잡아주는—꽤 쓸 만한 동료다.
사람처럼 감은 없지만, 대신 빠르고 정확하다. 그리고 무엇보다 지치지 않는다.
직장인의 하루엔 늘 시간이 모자라다. 그 시간을 조금이라도 되찾을 수 있다면, 도구 하나쯤은 잘 써보는 게 맞다.
3. 갈등관리와협업강화: 프로젝트진행중갈등은 웬만해서는 일어난다고 봐야한다. 하지만관점의재정의는갈등상황에서도상대방의의견과관점을이해하고수용할 수 있게 해준다. 관점을 재정의함으로서 갈등을조정하고협업관계를강화하고 팀원들과의원활한협업을이루어내고프로젝트의성공적으로 마무리할 수 있게한다.
b. 언어의 현행화
책에 따르면 언어의 현행화를 게을리하면 다음 세대의 혐오를 받는다고 한다.
대상을 타자화시키지 않도록 계속 사유해야 한다고 한다.
언어는 본인이 경험해온 환경에서 비롯된 습관이라고 생각한다.
따라서 습관을 벗어난 언어는 사용하기는 생각보다 굉장한 노력이 필요하다.
하지만 PM은 항상 시대와 시장에 적합한 언어를 찾고 사용해야하는 숙명을 지녔다.
이 단어는 사용자들에게 혐오감을 조장하지는 않는지 익숙하게 쓰이는 단어인지.
늘상 쓰이던 단어도 다시 한번 주기적으로 확인할 필요가 있다.
"관행적 표현과 차별적 인식을 형성할 수 있는 언어를 새로운 표현으로 대체해야 합니다."
PM으로서 갖춰야할 언어 습관 중 두번째는 '언어의 현행화' 이다.
언어의 현행화 장점 역시 3가지가 있다.
1. 효과적인의사소통: 언어의현행화는현재의트렌드와업계에서사용되는용어, 관용구등을파악하고적절하게활용하는능력으로이를통해팀원들과의의사소통에서오해나혼란을방지하고, 명확하고효과적인메시지를전달할수 있다.
2. 업무효율성향상: PM은 다양한문서와보고서를작성하고리뷰해야 한다. 언어의현행화는문서작성시최신용어와산업표준을따르는것을의미하는데 언어를 현행화함으로서문서의질을향상시키고, 읽는이들에게더쉽게이해되고효과적으로전달될수있다.
3. 전문성과신뢰도강화: PM은프로젝트팀과이해관계자들에게전문성과신뢰도를보여줘야 한다. 언어의현행화는최신동향과업계용어에대한이해를반영하는것으로, 전문성을강화할수있는요소로 업계에서사용되는용어와표현을정확하게사용하면전문성을인정받고신뢰도를높일수있다.
서비스 기획자이면서 '레퍼런스'와 '감'으로만 기획을 하는 사람은 없을 것이라고 생각한다. (실제로 필자는 콘텐츠 마케터로서 근무했을 당시 플랫폼의 인게이지먼트만 보고 근무를 해봤다. )
최근에는 데이터를 쉽게 확인할 수 있는 툴들을 어렵지않게 찾을 수 있고 규모가 있는 회사라면 관련 인력을 배치하기도 한다.
(우리팀에도 데이터를 뽑아주시는 분이 있는데 항상 고마울따름이다..)
오늘은 딱 내가 아는 선에서만 기획자에게 필요한 데이터 능력 3가지를 말해보고자 한다.
기획자가 데이터를 다룬다는 것은 어떤 의미일까?
: 획득한 데이터를 정재-해석하여 서비스 및 프로젝트에 올바른 의사결정을 하도록 도와주는 수단으로 활용한다.
데이터 전문가 혹은 외부에서 획득한 데이터를 분석/활용하여 서비스나 프로젝트의 목표에 도달할 수 있도록
의사결정의 '수단'으로 쓰는 것이 내가 생각하는 기획자의 데이터 활용법이다.(기획자가 데이터 테이블을 설계한다면 더할 나위없이 좋겠지만 나란놈은 아직까지 그럴 역량이 되지 못한다.) 방점은 여기서 '수단'이라는 것이다. 절대로 데이터를 맹신하지는 말자. 과거의 현상을 보여주는 것이 데이터이지 데이터를 위한 기획을 하는 것이 아니다. 우리는 서비스 및 프로젝트의 목표 달성을 위해 기획한다.
기획자에게 필요한 데이터 능력은 무엇이 있을까?
: 기획자에게 필요한 데이터 능력은 크게는 데이터 분석 / 시각화 / 활용 라고 생각한다.
능력에 관해 간략하게 소개를 해보고자 한다.
1. 데이터 분석 능력
: 기획자는 데이터 분석가 혹은 개발자 등으로부터 얻은 넓고 산발적인 데이터로부터 정재된 인사이트를 뽑을 수 있어야한다.
데이터 리터러시라고 하여 데이터를 이해하고 해석하는 능력이 우선되어야 한다고 생각한다.
통계를 했다면 더욱 데이터를 쉽게 뽑을 수 있겠지만 우리에겐 갓구글이 있기때문에 필요한 함수를,쓰윽 검색해보자,
(이 과정에서 데이터 애널리스트,사이언티스트 분들이 큰 도움이 되신다.. 항상 친하게 지내도록 하자)
개인적으로 내가 데이터를 분석하는 방법은 아래와 같다. (대체로 이런 패턴으로 일한다는 뜻)
a. 데이터의 패턴을 분석하고
b. 과거 데이터와 비교하고
c. 시장의 데이터와 비교하고 (가능하다면)
d. 최고/최저/평균 수치를 확인하고
e. 인사이트에 부합하는 수치들을 페이퍼에 인덱스 식으로 정리한다.
물론 이런 분석 방법은 실무자 사이에서 서비스 발전을 위해 쓰이며
윗분들은 이런 데이터 분석이 하루정도면 뚝딱 나온다고 생각하는 경우가 종종 있다..
따라서 이런 수치는 최대한 뒤로미루고 앞장에 목표 수치와 예상 수익을 크게,크게 보이게 보고하는 경우가 많다...
2.데이터 시각화
데이터 시각화가 기획자의 큰 역량 차이가 될 것이라고 생각은 한다만 나는 아직 잘 못한다.
ableau, Power BI, matplotlib 등의 도구를 활용할 수도 있지만 우리 서비스는 PPT를 선호하기에 PPT에
필요한 데이터를 선,막대,원형 차트로 내 최대한의 노력으로 예쁘게 만들어서 보고를 한다.
* 개인적으로 데이터 시각화의 특징은 잘 보이고, 잘 보이고, 잘 보이는 것이라고 생각한다.
내가 강조하고자 하는 숫자를 뽱!! 컬러로 톽!! 잘표현한다면 그것이 시각화이지 않을까 생각한다.
3. 데이터 활용 (의사결정, 커뮤니케이션 등)
그래 데이터를 잘 분석해서 인사이트도 뽑았고, 시각화도 나름 잘했다면 이제 무엇을 하면 될까?
기획자의 제1덕목 '커뮤니케이션'을 하면 되겠다. 당장 팀내 인원을 설득하고 타부서, 직책에 따라서는 C레벨을 설득하면 되겠다.
앞서 말했듯 데이터는 '수단'일뿐 절대적인 것이 아니다. 그렇기에 "데이터에 답이 있어요!" 라는 태도는 기획자로서 가질 태도는 아니라고 본다. 획득한 데이터로 도출한 결론 혹은 인사이트에 시장 환경과 소비자 반응 등의 추가 데이터로 논리적 근거를 더하고 회사 인력 상황, 사내 자산, 인력 베이스 등 다양한 환경을 빗대어가며 설득이 이루어져야한다.
앞서 상위기획 / IA / 정책서에 참여했으면 가장 베스트지만 해당 실무를 참여하지 않아도
해당 문서를 참고로 화면 기획을 바로 진행해야할 수도 있습니다.
[기획]이라는 분야는 '신뢰'가 중요한 분야라고 거듭 생각이 드는데요.
이해관계자의 '신뢰' 득하기 위해서 체계적으로 화면설계서를 작성할 필요가 있습니다.
일단 적으면서 추가하자는 마인드로 설계를 치다보면 숭숭 뚫린 기획서를 만들 수 있습니다~
이러면 이해관계자의 '신뢰'와 동시에 내 밥벌이도 잃을 수 있겠죠.
체계적인 화면 기획의 시작은 01.화면 기획서의 순서 정하기입니다.
01. 화면 기획서의 순서
화면기획서의 순서. 기획자마다 스타일이 조금씩은 다를 수 있겠지만
일반적으로 저와 제 동료 기획자들이 써왔던 순서를 말씀드리겠습니다.
오늘은 간단하게 설명드리고 추후에 자세하게 단계마다 설명드리도록 할게요.
0. 요약
표지 > 버전 히스토리 > 약식 정책서 > 서비스 구성 기능 요약 > 서비스 주요 프로세스(시나리오) > 공통 영역 > 메인 기획 1 > 서브 기획1 ......
1. 표지
버전과 작성자 최종 작성일자를 기입합니다.
SI 업체의 경우 주관부서/유관부서 담당자의 싸인 등을 받고는 합니다.
2. 버전 히스토리
보통은 테이블로 작성하고는 하는데요.
버전 / 작성일자 / 작성자 / 내용 / (비고) 정도 작성하시면 됩니다.
히스토리는 약식으로 간단하게 작성해주시면 되지만 필수로 작성해주어야 하는 중요한 요소입니다.
버전
작성일자
작성자
내용
페이지
3.1
2012.12.12
미어캣
변경된 예외케이스 추가
P12
3. 정책서(약식)
전체 정책서를 화면 기획서에 넣을 필요는 없겠죠.
화면 기획서에서는 서비스의 기본적인 용어 합의와 UX합의가 필요한 사항이나 개발 기본 사항이 포함된 정도의 약식 정책서가 포함됩니다.
뭐,,일반적으로느 기능 / 주요 페이지별로 정책서 내용을 발췌해 일단 얹어 놓고는 합니다. 왜냐면...
<<기획에 영원한 건 절대 없어. 결국에 정책도 변했지..>> 정책은 화면 기획 중에도 변경 될 수 있기때문에 앞서 정책의 정석 처럼 픽스를 해놓을 필요는 없다고 생각합니다.
4. 서비스 기능 요약
페이지별 기능 및 콘텐츠를 테이블 형태로 단순 기입해놓습니다.
화면 기획이 상세히 작성되지 않은 상태에서 대략적인 기능 배치를 구상해볼 수 있는 페이지고 추후 화면 기획서를 작성하면서 채워가시는 페이지일수도 있습니다. 기능의 상세한 디스크립션이 아닌 정말 기능. 예를 들어 본문 메뉴 - 책갈피 - 설정/해제 딱 이정도 수준의 기능 작성입니다.
해당 페이지가 필수는 아니지만 일단 적어놓으면 기획자 입장에서 화면 기획을 쓸 때 일단 용이합니다.
중복 기능이나 콘텐츠가 있던 페이지로 넘어가서 디스크립션을 복사해올 수도 있고,,, 껄껄
개괄적으로 서비스의 기능을 확인할 수 있어 IA보다는 더 자세한 조망도라고 보실 수도 있습니다.
IA 혹은 메뉴트리가 전국 특별광역시가 기입된 대한민국 지도라면 해당 페이지는 중대형 소도시가 전부 기입된 지도라고나 할까요.
필수는 아니지만 유용한 페이지 정도라고 생각하시면 될 것 같습니다.
5. 주요 프로세스 (시나리오)
서비스의 주요 프로세스를 기입합니다.
세부 프로세스는 각 화면 기획의 앞단에 작성하시고 주요 프로세스 혹은 플로우 차트는 앞서 작성하고는 합니다.
기획서를 처음 읽는 이들에 이해를 돕기 위함이라고나 할까요? 앞선 커뮤니케이션을 위함이라고나 할까요.?
자주 확인해야하는 부분이라 검색의 용이성을 위함이라고나 할까요?... 앞선 배치의 쓰임은 다양합니다.
프로세스 작성 방법은 추후 자세하게 다뤄보도록 하겠습니다.
6. 공통 영역
공통 영역에 대한 정의가 이루어지는 페이지입니다.
페이지 공통 컴포넌트인 GNB , 하단 네비게이션, 햄버거 버튼 메뉴 등 을 기입하고
입력 필드나 영역 가이드 등을 기입하기도 합니다.
저 같은 경우 공통 팝업이나 스크린 문구 등을 작성해 놓기도 합니다.
TIP. 최대한 공통 요소를 다 정리해 놓으셔야 추후 . 공통00 확인/참고 등으로 디스크립션을 줄일 수 있습니다.
ex) 공통08. 스크린문구_09 출력 등
7. 메인/서브 등등.
실제 화면들에 대한 설계가 이루어지는 페이지입니다.
중요도가 높은 순서부터 치는 경우도 있고 IA 설계를 했던 순서대로 내려오는 경우도 있죠.
02. 화면 기획서 양식
양식은 회사마다, 도메인 마다 다르게 작성할 수는 있겠지만 저는 사용해오던 양식을 대체로 재활용해서 사용하고는 합니다.
제가 사용하는 양식이 정석은 아닐 수 있으나 적어도 제가 작성한 양식의 내용정도는 들어가야 한다고 참고하시면 될 것 같습니다.
아차차 저는 화면기획서의 툴로 figma 와 ppt를 이용하고는 합니다.
(액슈어 같은 경우 분명 화면 기획서를 그리기에는 매우 유용한 툴이라고 생각은 드나 개발자나 디자이너분에게 넘길때 그 분들이 적응하는데 시간이 걸렸기때문에 폭2..)
PC / MO 기획서를 나눠서 보여드릴게요.
먼저 PC 웹 기획서 같은 경우 PPT 로 작성한 양식입니다.
02.1. PC 기획서
- 기존 기획서에서 내용을 대부분 날리니 빈껍데기가 되었네요. (추후 내용 채우기는 말씀드릴 예정이니 걱정마세요)
뭐 하여튼 전체 화면을 모두 써서 PC화면을 설계한다는 느낌적인 느낌만 참고하시고. 저희는 양식에 집중해보죠.
상단에 [화면명] [화면경로] [화면 ID] 가 보이실까요?
그리고 우측면에 [디스크립션[이 보이실까요?
여기 정보에 걸맞는 화면을 저희는 기획해주시면 되는거에요.
화면명 : 화면에 대한 정보 (화면 타이틀) EX) 로그인 페이지
화면 경로 : 이 화면에 도달하는 경로 EX) 로그인 -> 약관동의 -> 14세미만 보호자 동의
화면 ID : 화면 ID
ex) mk_ma_01 = 미어캣_메인_1번페이지
02.2. MO 기획서
모바일 기획서는 조금 더 신경써서 피그마로 그린 기획서를 가져와봤습니다.
양식이랄게 PC / MO 크게 다르지는 않아요. PC화면을 그려놨던 왼쪽 영역에 모바일 화면을 그리면 되는거죠~
Page path (화면 경로)
Page ID (화면 ID)
Page Name (화면명)
+
작성일
정도로 PC와 동일한 구성을 가지는데 [작성일] 같은 경우 구축보다는 운영 서비스단에서 기입을 하고는 합니다.
운영의 일부 서비스는 변경이 잦다보니 작성일 작성이 필수인 경우도 있어요.
이건 서비스 성격마다 다르니 현재 자신이 맡은 서비스/도메인 성격을 고려해서 양식을 작성해보도록 하세요.
오늘은 뭐 사실 화면 기획서의 일반적인 작성 순서와 양식 정도만 말씀드렸습니다.
사실 별거 아니기도 한 내용이지만 시작은 늘 중요한 법이니까요.
사수없이 화면기획서를 그려야하는 일부 기획자입장에서는 이런것도 도움이 될 수 있을 것 같아 글을 적어보았습니다.